办事指南
学术活动
外事工作-中国公民

一、概述
二、因公出国流程
(一)进行因公出访事前公示

(二)申办《中国科学院出国及赴港澳任务批件》
(三)填写《生科院因公出国(境)人员备案表》
(四)新办/续办因公普通护照/赴港澳通行证
(五)申办因公签证
(六)购买出国(境)机票
(七)出国前申领外汇
(八)进行因公出访任务执行情况公示
(九)归国后报销
(十)归还因公普通护照

一、概述

  因公出访是中心职工因工作需要而赴境外开展合作研究、参加国际会议、培训或商务活动。

  中国科学院国际合作局规定因公出访应在上一年年底编制下一年年度因公出国计划和经费预算。因公出访应有明确的公务目的和实质内容,出访人员身份要与出访任务、本人承担的工作相符,并由境外对口机构、人员或国际会议组委会提出邀请。邀请单位和邀请人应与出访人的身份和出国(境)任务相称。不得通过各类中介机构获得邀请函。因公出访应严格控制出访国家数(同一次出访不超过3个国家)和团组人数(原则上不超过6人),严禁安排一般性考察访问,不安排无预算的出访计划。

  出访前应进行公示、申请并取得《中国科学院出国及赴港澳任务批件》(以下简称《批件》),《批件》上注明了批准允许在境外停留的时间、出访经费来源等,不得随意增加在外停留时间(境外停留时间以中国海关出入境章为准)。

  中国公民因公出访需持因公护照/因公赴港澳通行证。因公护照/因公赴港澳通行证由中心外事主管协助申办及保管。持因私护照出国仅限于自费旅游、探亲和处理其他个人事务。研究员新办/续办因私护照/因私赴港澳通行证须报组织人事部门批准办理手续。因私出国(境)不得持用因公出国证件。

  注意:中心中、外籍职工如因工作需要而赴境外开展合作研究、参加国际会议、培训或商务活动,在得到课题组长批准后,请告知课题组管家,并由课题组管家与外事主管协同办理相关手续。

二、因公出国流程
(一)进行因公出访事前公示

  将填写完整的《因公出访事前公示表》及邀请函交外事主管进行公示。

(二)申办《中国科学院出国及赴港澳任务批件》

  课题组申请人(管家)登陆“ARP账号——国际合作——出国(境)访问”填写“因公出访赴港澳报批”页面并上传“附件”(邀请函及会议日程/合作研究日程)。

  办理周期一般为14个工作日。考虑中国公民申请他国签证的审批时间,出访美国建议至少提前3个月申请《批件》,出访除美国外的其他国家建议至少提前2个月进行申请《批件》。

  《批件》上注明了允许在境外停留的时间、出访经费来源等。出访人员不得随意增加在外停留时间(境外停留时间以中国海关出入境章为准),否则将影响国际机票报销。

  办理周期: 14个工作日。

(三)填写《生科院因公出国(境)人员备案表》

  填写《因公出国(境)人员备案表》电子版,交由外事统一办理。

(四)新办/续办因公普通护照/赴港澳通行证

  因公普通护照/赴港澳通行证由外事预约时间,申请人本人至上海市外事办公室签证服务中心预留生物信息。

  1.护照办理
  因公护照的有效期必须距出访归国时间6个月以上,如果不足需要重新办理护照,并提交有效期不足的护照进行注销。如果护照已经过期,则直接办理新护照即可。如果办理美国签证,且过期护照上有有效的美国签证,也请在办理新护照时一并提交。
  上海市外事办公室实施电子护照生物特征采集,申请人本人需前往上海市外事办公室签证服务中心采集指纹、签名及拍摄照片。生物特征采集时间需要提前预约,请在《批件》下达后与外事主管确认可前往的时间(当日、周五下午、法定节假日不可预约)。
  外事主管预约完毕后将打印“指纹采集预约单”,请领取后按照预约单注明的提示进行操作。主要注意事项如下:
  • 穿着得体
  • 携带批件复印件
  • 携带身份证原件
  • 携带指纹采集预约单
  外办生物特征采集地址:华山路228号上海国际贵都大酒店办公楼6楼
  联系电话:22161566
  生物特征采集后上海市外办将反馈“采集回执”,“采集回执”及身份证复印件请交于外事主管(如身份证上地址显示为非沪区,请提供单位户籍证明;如非上海户籍,需提供居住证原件、居住证正面复印件1张或聘用合同复印件)
  办理时间:3个工作日。

  2.港澳通行证办理
  因公赴港澳通行证的有效期应距返回抵境时间6个月以上。如已持有符合要求的因公赴港澳通行证,本次办理只需提供赴港澳通行证原件。如果有效期距返回抵境时间不足6个月,需要重办通行证,并提交有效期不足的通行证进行注销。如果通行证已经过期,则直接办理新的即可。
  新办或重办因公赴港澳通行证所需材料如下:
  身份证原件,身份证正面复印件1张(如身份证上地址显示为非沪区,请提供单位户籍证明;如非上海户籍,需提供居住证原件、居住证正面复印件1张或聘用合同复印件),六个月内近照片2张。
  外事主管将打印通行证申请表,请确认申请表上内容正确无误后由本人签署中文名字。
  • 必须由申请人本人用黑色水笔签名,签字所用的笔不宜过粗。
  • 签名字体必须为汉字,且水平、连贯、清晰。
  如果签字后办理的通行证存在错误信息需要更改,应提交本人申请及加盖中心章的单位情况说明。
  通行证(含签注)办理时间:5个工作日。

  3.通行证、签证照片拍摄
  可赴上海外事服务中心拍摄,立等可取。
  工作地址:华山路228号上海国际贵都大酒店办公楼2楼出电梯左手处
  工作时间:周一至周五 上午09:00-11:30 下午13:30-17:30
  联系电话:22161566
  护照照片收费:50元,如需要拷贝底片,请带好全新的U盘,当场拆封。
  因公普通护照/ 港澳通行证照片要求如下:

(五)申办因公签证

  各国因公签证的办理要求各有不同,请根据上海市外办的各国因公签证要求准备材料,详见:http://www.shfao.gov.cn/wsb/node466/node499/node500/node572/index.html

  也可查看生科院国际合作平台出访栏目下的“出国签证信息”,详见:http://www.sibs.ac.cn/fao/bgxz.html

  办理时间:7~60天

(六)购买出国(境)机票

  取得《中国科学院出国及赴港澳任务批件》和签证后,可预定国际机票。 按照财务部门规定,操作中请遵照以下要求:

  1. 在国内机构购买机票;

  2. 以单位财务汇款的形式用人民币购买;

  3. 同等条件下优先购买国内航空公司的机票。以下特殊情况可除外,但需提供机票销售代理机构出具的比价单或机票销售网站截图(任何比价方式均需含有不少于三组国内航空公司机票价格信息)。
  情况一:经比价,外航比国内航空公司同等舱位机票便宜,本着节俭原则选择外航机票;
  情况二:国内航空公司航班需要中转2次及以上才能到达目的地,但外航能直达目的地或减少中转次数,选择外航机票;
  情况三:国际行程中始发地与目的地之间均在境外、且两地间无我国航空公司承运航班,故该航段购买外航,但其余航段选择国内航空公司航班。

  4. 预付机票款,课题组填写《预付通知单》,外事审核签字。《预付通知单》附件:批件复印件、出访前公示表复印件、机票报价单;

  5. 报销机票款,课题组填写《报销凭证》,外事审核签证明人栏。《报销凭证》附件:机票行程单、登机牌原件、出访任务执行情况公示表、《中国科学院出国及赴港澳任务批件》复印件、护照首页复印件、出入境(中国海关)记录复印件。

(七)出国前申领外汇

  课题组填写《预付通知单》,外事主管审核签字

  用途说明:**因公出访**外汇预借

  预付方式:现金

  预付金额:人民币大写空白。¥处填**(币种)

  预付通知单附件:
  1、预算审批表4份(外事编制并盖章);
  2、批件复印件2份;
  3、出访前公示表2份(外事审核并盖章后返还);
  4、护照首页复印件2份;
  5、签证/出境证明/永居卡(免办签证)复印件2份;
  6、注册费凭证2份(确认函或邮件);
  7、城市间交通费(如有)网站报价复印件2份。
  以上材料齐备,预借通知单签字盖章后,每周四交外事

  办理周期:2周

(八)进行因公出访任务执行情况公示

  填写《因公出访任务执行情况公示表》,交外事主管统一进行公示。

(九)归国后报销

  1. 报销机票款
  课题组填写《报销凭证》,外事主管审核并签证明人栏。
  事由:**因公出访**国际机票
  用途:国际机票
  报销凭证附件:
  (1) 机票行程单;
  (2) 登机牌原件;
  (3) 出访任务执行情况公示表;
  (4) 《中国科学院出国及赴港澳任务批件》复印件;
  (5) 护照首页复印件;
  (6) 出入境(中国海关)记录复印件。

  2. 核销外汇
  课题组填写《报销凭证》,外事主管审核并签证明人栏。
  事由:**因公出访**外汇核销
  用途:外汇核销(**币种)
  人民币大写:空白
  《报销凭证》附件:
  (1)批件复印件2份;
  (2)出访任务执行情况公示表2份(外事审核+盖章后返还);
  (3)护照首页复印件2份;
  (4)出入境中国海关章复印件2份;
  (5)酒店发票原件1份,复印件1份;
  (6)注册费凭证原件1份,复印件1份;
  (7)城市间交通费(如有)原件1份,复印件1份;
  (8)外汇核销表4份(外事编制)。

(十)归还因公普通护照

  出访回国7个工作日内请将因公护照交至中心外事主管统一保管。