办事指南
学术活动
外事工作-外国公民

一、概述
二、因公出国流程
(一)进行因公出访事前公示

(二)申办《中国科学院出国及赴港澳任务批件》
(三)申办因私签证
(四)购买出国(境)机票
(五)出国前申领外汇
(六)进行因公出访任务执行情况公示
(七)归国后报销

一、概述

  因公出访指的是中心职工因工作需要而赴境外进行的合作研究、参加国际会议、培训或商务活动。

  中国科学院国际合作局规定因公出访应在上一年年底编制下一年年度因公出国计划和经费预算。因公出访应有明确的公务目的和实质内容,出访人员身份要与出访任务、本人承担的工作相符。应由境外对口机构、人员或国际会议组委会邀请,邀请单位和邀请人应与出访人的身份和出国(境)任务相称。不得通过各类中介机构获得邀请函。严格控制出访国家数(同一次出访不超过3个国家)和团组人数(原则上不超过6人),严禁安排一般性考察访问,不安排无预算的出访计划。

  出访前应进行公示、申请并取得《中国科学院出国及赴港澳任务批件》(以下简称《批件》),《批件》上注明了批准允许在境外停留的时间、出访经费来源等,不得随意增加在外停留时间(境外停留时间以中国海关出入境章为准)。

  注意:中心中、外籍职工如因工作需要而赴境外进行合作研究、参加国际会议、培训或商务活动,在得到课题组长批准后,请告知课题组管家,并由课题组管家与外事主管协同办理下列手续。

  外籍人士可持个人护照执行因公出访任务。

二、因公出国流程
(一)进行因公出访事前公示

  将填写完整的《因公出访事前公示表》及邀请函交外事主管进行公示。

(二)申办《中国科学院出国及赴港澳任务批件》

  课题组申请人(管家)登陆“ARP账号——国际合作——出国(境)访问”填写“因公出访赴港澳报批”页面并上传“附件”(邀请函、会议日程/合作研究日程)。

  办理周期一般为14个工作日。考虑中国公民申请他国签证的审批时间,出访美国建议至少提前3个月进行在线申请,出访除美国外的其他国家建议至少提前2个月进行在线申请。

  《批件》上注明了批准允许在境外停留的时间、出访经费来源等。出访人员不得随意增加在外停留时间(境外停留时间以中国海关出入境章为准),否则将影响国际机票报销。

  办理周期: 14个工作日。

(三)申办因私签证

  外籍人士请按照目的国使领馆要求自行办理签证,签证费用可凭相关票据原件报销。

(四)购买出国(境)机票

  取得《中国科学院出国及赴港澳任务批件》和签证后,可预定国际机票。 按照财务部门规定,操作中请遵照以下要求:

  1. 在国内机构购买机票;

  2. 以单位财务汇款的形式用人民币购买;

  3. 同等条件下优先购买国内航空公司的机票。以下特殊情况可除外,但需提供机票销售代理机构出具的比价单或机票销售网站截图(任何比价方式均需含有不少于三组国内航空公司机票价格信息)。
  情况一:经比价,外航比国内航空公司同等舱位机票便宜,本着节俭原则选择外航机票;
  情况二:国内航空公司航班需要中转2次及以上才能到达目的地,但外航能直达目的地或减少中转次数,选择外航机票;
  情况三:国际行程中始发地与目的地之间均在境外、且两地间无我国航空公司承运航班,故该航段购买外航,但其余航段选择国内航空公司航班。

  4. 预付机票款,课题组填写《预付通知单》,外事审核签字。《预付通知单》附件:批件复印件、出访前公示表复印件、机票报价单;

  5. 报销机票款,课题组填写《报销凭证》,外事审核签证明人栏。《报销凭证》附件:机票行程单、登机牌原件、出访任务执行情况公示表、《中国科学院出国及赴港澳任务批件》复印件、护照首页复印件、出入境(中国海关)记录复印件。

(五)出国前申领外汇

  课题组填写《预付通知单》,外事主管审核签字

  用途说明:**因公出访**外汇预借

  预付方式:现金

  预付金额:人民币大写空白。¥处填**(币种)

  预付通知单附件:
  1、预算审批表4份(外事编制并盖章);
  2、批件复印件2份;
  3、出访前公示表2份(外事审核并盖章后返还);
  4、护照首页复印件2份;
  5、签证/出境证明/永居卡(免办签证)复印件2份;
  6、注册费凭证2份(确认函或邮件);
  7、城市间交通费(如有)网站报价复印件2份。
  以上材料齐备,预借通知单签字盖章后,每周四交外事

  办理周期:2周

(六)进行因公出访任务执行情况公示

  填写《因公出访任务执行情况公示表》,交外事主管统一进行公示。

(七)归国后报销

  1. 报销机票款
  课题组填写《报销凭证》,外事主管审核并签证明人栏。
  事由:**因公出访**国际机票
  用途:国际机票
  报销凭证附件:
  (1) 机票行程单;
  (2) 登机牌原件;
  (3) 出访任务执行情况公示表;
  (4) 《中国科学院出国及赴港澳任务批件》复印件;
  (5) 护照首页复印件;
  (6) 出入境(中国海关)记录复印件。

  2. 核销外汇
  课题组填写《报销凭证》,外事主管审核并签证明人栏。
  事由:**因公出访**外汇核销
  用途:外汇核销(**币种)
  人民币大写:空白
  《报销凭证》附件:
  (1)批件复印件2份;
  (2)出访任务执行情况公示表2份(外事审核+盖章后返还);
  (3)护照首页复印件2份;
  (4)出入境中国海关章复印件2份;
  (5)酒店发票原件1份,复印件1份;
  (6)注册费凭证原件1份,复印件1份;
  (7)城市间交通费(如有)原件1份,复印件1份;
  (8)外汇核销表4份(外事编制)。